Kort fortalt
- Bruk en fast struktur: hilsen, formål, detaljer, handling og avslutning.
- Velg hilsen og avslutning ut fra hvor godt du kjenner mottakeren.
- Korte, tydelige setninger fungerer best – særlig for lesere med andre morsmål.
E-post er fortsatt en av de viktigste kanalene for kommunikasjon i arbeidslivet. Når du skriver på engelsk, kan det være fristende å oversette direkte fra norsk. Resultatet blir ofte forståelig, men kan virke brått eller uklart. Med en fast struktur og noen gode formuleringer blir e-postene dine tydeligere og mer profesjonelle.
En enkel struktur
- Emnefelt: Kort og konkret, for eksempel Question about the invoice from 3 March.
- Hilsen: Tilpasset mottakeren (se tabellen under).
- Formål: Si hvorfor du skriver, allerede i første setning.
- Detaljer: Gi bakgrunn og nødvendig informasjon – gjerne i korte avsnitt.
- Handling: Gjør det tydelig hva du ønsker at mottakeren skal gjøre.
- Avslutning og signatur: En høflig avslutning, navnet ditt og eventuelt tittel.
Hilsener og avslutninger
| Situasjon | Hilsen | Avslutning |
|---|---|---|
| Formell, ukjent mottaker | Dear Sir or Madam, | Yours faithfully, (britisk) / Sincerely, |
| Formell, kjent navn | Dear Ms Hansen, | Kind regards, / Yours sincerely, |
| Nøytral, kollega eller kunde | Hi Martin, | Best regards, |
| Uformell, kjent kollega | Hi, / Hello, | Thanks, / Best, |
Bruk etternavn i formelle hilsener: Dear Mr Nordmann, ikke Dear Mr Ola. Er du usikker på hvordan mottakeren vil tiltales, kan du bruke hele navnet: Dear Kim Larsen.
Nyttige formuleringer
| Formål | Formulering |
|---|---|
| Åpne e-posten | I am writing to ask about… Thank you for your email regarding… |
| Be om noe | Could you please…? I would be grateful if you could… |
| Legge ved filer | Please find attached… I have attached… |
| Følge opp | I am following up on my previous email about… |
| Avslutte | Please let me know if you have any questions. I look forward to hearing from you. |
Eksempel på en e-post
Her er en kort e-post der avsenderen ber om å flytte et møte. Legg merke til strukturen.
Subject: Request to move Thursday’s meeting
Dear Ms Taylor,
Thank you for sending the agenda for Thursday’s meeting.
I would like to ask whether we could move the start time from 9:00 to 10:00, as I have another appointment that morning. If that is not possible, I will join as planned.
Please let me know what works best for you.
Kind regards,
Ola Nordmann
Vanlige feil å unngå
- For direkte formuleringer: I want you to send… kan virke brått. Skriv heller Could you please send…?
- Feil flertall: informations og advices finnes ikke. Bruk information og advice.
- Manglende emnefelt: E-poster uten emne blir lett oversett.
- Lange avsnitt: Del teksten opp. Ett avsnitt per tema er lettere å lese.
- Forkortelser: Unngå forkortelser som BR og ASAP i formelle e-poster.
Sjekkliste før du trykker «send»: Er formålet tydelig? Har du skrevet hva du ønsker at mottakeren skal gjøre? Er navnet stavet riktig? Er vedlegget faktisk lagt ved?
Vil du lære mer om engelsk på jobb, kan du lese om læringstemaet Engelsk for arbeidslivet.
